Administrar um condomínio é como administrar uma empresa: é preciso investir tempo, análise, gerenciar crises, tudo isso com atenção e dedicação por parte de profissionais competentes. Agora a pergunta que não quer calar: você sabe como administrar um condomínio?
Pensando nisso o Vida de Síndico levantou algumas das principais dúvidas dos profissionais da área de gestão de condomínios e elaborou 4 dicas sobre como administrar com qualidade e tornar esse processo menos árduo. Acompanhe!
1. Melhora da comunicação
O síndico é fundamental na administração de um condomínio pois ele é um facilitador de comunicação, sendo responsável por auxiliar os vizinhos a resolverem seus problemas, bem como zelar pelo preservação do local. Tendo isso em mente é importante certificar-se de que todos os moradores, bem como os funcionários, estão recebendo todas as informações necessárias e da forma mais eficiente possível. Para isso é possível seguir alguns passos:
- enviar um boletim informativo de forma regular: semanal, mensal, bimestral ou o da forma mais adequada ao condomínio;
- configurar e disponibilizar um site do condomínio onde seja possível publicar as notícias conforme necessário;
- envie e-mails: é possível configurar uma lista de distribuição para enviar e-mails conforme a necessidade;
- reuniões regulares: organize reuniões onde todos possam compartilhar informações.
2. Paciência
A paciência é fundamental para tudo na vida, ainda mais quando se trata da necessidade de terceiros. Quando for se comunicar com os moradores, principalmente sobre as regras do condomínio, é importante ser sempre equilibrado e sereno, visando o que é melhor para o coletivo. Lembre-se: seja qual for a situação, nunca tome atitudes no calor do momento. A calma e a paciência ajudam muito a administrar situações que demandam sensatez.
3. Sistema de gestão de condomínio
Administrar essa empresa que se chama condomínio não é tarefa para qualquer um. Porém ela pode ser mais fácil com a contratação de um sistema de gestão de condomínio.
O Vida de Síndico dispõe de um sistema para fazer a gestão de condomínio e que organizará cada setor de forma simples. Confira algumas funcionalidades:
Site do condomínio: seu condomínio com um site próprio e acesso individual a moradores e funcionários;
Controle de entrega: registro de entrega, foto da entrega, notificação por e-mail;
Ferramentas de comunicação: canal de comunicação direta com os moradores;
Controle de acesso: controle de entrada, controle de saída, autorização de acesso;
Reserva de área comum: termos de uso, política de reserva, lista de convidados e muito mais.
4. Seja presente
De nada adianta ter um bom sistema de gestão e talento na administração das contas. O síndico também é um líder e, como tal, deve conhecer os moradores como ninguém. Sendo assim, nada substitui a presença do síndico. Portanto:
- Atenda o telefone sempre que alguém do condomínio entrar em contato;
- Visite pessoalmente o condomínio;
- Responda os e-mails;
- Trate as pessoas sempre de forma gentil, prestativa e profissional independente da situação;
- Esteja sempre disposto a solucionar problemas.
O síndico é praticamente um administrador de empresa e para exercer bem essa função o melhor caminho é especializar-se, seja com a leitura de livros, participação em cursos ou palestras.